SUIVANT LA TRAGÉDIE DU LAC MÉGANTIC…

Publié le 6 décembre 2013 par Julie Clermont

Tous se souviennent de la tragédie survenue au courant du mois de juillet dernier à Lac Mégantic. Une destruction du village est survenue. Parmi les sinistrés, deux bureaux de notaires y étaient et ces derniers ont été détruits, incluant la voute de l’un d’eux. Dans cette voute, s’y trouvaient l’ensemble des actes notariés des notaires de l’étude. D’abord, vous devez savoir que tout notaire est obligé de conserver ses actes notariés dans une voute ou un classeur ignifuge. Peu importe le moyen de conservation, ce dernier doit résister à une chaleur de 927 OC pendant une période d’au moins 1 heure. La Chambre des notaires, lors de nos inspections professionnelles, vérifie cet élément. Ainsi, comme notaire, nous ne pouvons pas passer outre cette obligation. Nous devons conserver tous les actes signés au courant de notre pratique. Ainsi, votre testament d’il y a 20 ans, l’achat de votre 1ère maison, votre vieille hypothèque, etc., sont conservés pour toujours. Évidemment, si une tragédie survient, nos voutes ou classeur ignifuge ont une limite de tolérance. Il peut donc arriver, comme on l’a constaté au Lac Mégantic, qu’un greffe de notaire soit détruit. Lorsqu’un greffe est détruit, il faut reconstituer nos actes originaux. Plusieurs moyens sont possibles afin d’y arriver. Par exemple, la grande majorité des actes concernant un immeuble sont publiés au registre foncier (achat, financement, servitude, etc.). Ainsi, nous pouvons en obtenir une copie en consultant le registre. Pour les actes personnels non publiés (testament, mandat au cas de l’inaptitude, contrat de mariage, etc.), comme client, vous avez peut-être encore la copie conforme qui vous a été transmise par votre notaire. Cette copie vaudra donc comme texte de l’original. Pour les actes impossibles à retracer, on pourra récupérer les notes du notaire pour ainsi reconstituer le document d’origine. Afin de limiter les pertes de dossiers, il est également possible d’effectuer des sauvegardes de nos logiciels avec une compagnie accréditée par la Chambre des notaires du Québec. Ainsi, toutes nos données sont sauvegardées et peuvent être récupérées advenant la perte de notre système informatique. Bref, à titre de notaire, je peux vous assurer que votre acte notarié est en totale sécurité !

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